거래처에 보낸 메일이 안 들어간 것 같을 때 제가 먼저 확인한 것

어제 거래처 후보 한 곳에 문의 메일을 보냈어요. 하루가 지나도 답이 없으니까 제대로 안 들어간 것 같다는 생각이 들었어요. 마감이 걸린 일이라 마음이 급했는데, 다시 보내기 전에 몇 가지를 먼저 확인해봤어요.

보낸편지함에 남아 있는지

먼저 보낸편지함을 열었어요. 메일이 거기 있으면 적어도 제 쪽에서는 발송이 끝난 거예요. 임시보관함에만 있다면 아예 안 나간 거고요. 저는 보낸편지함에 있었고, 본문도 첨부파일도 빠진 것 없이 그대로 붙어 있었어요.

반송 메일이 왔는지

주소가 틀렸거나 상대 메일함이 꽉 찼으면 보통 몇 분 안에 「전달되지 않았습니다」라는 반송 메일이 와요. 지메일이라면 검색창에 mailer-daemon이라고 치면 반송 메일만 모아볼 수 있어요. 제 메일함에는 하나도 없었어요.

여기까지 보면 메일은 들어간 거예요. 답이 없는 건 상대가 아직 안 읽었거나 읽고도 미루는 거죠. 제가 보낸 날이 일요일이었으니 월요일 오전까지는 답이 없는 게 당연했어요.

그래도 한 번 더 보냈어요

마감이 있어서 기다리기만 할 수는 없었어요. 같은 내용을 제목 앞에 [재발송]을 붙여서 다시 보냈어요. 본문 첫머리에는 「어제 보낸 메일이 제대로 들어가지 않은 것 같아 다시 보내드립니다」라고 한 줄 넣었고요. 이렇게 하면 받는 쪽이 같은 메일을 두 번 받아도 왜 두 번인지 바로 알 수 있어요.

사업자등록증은 처음부터 같이 보내는 게 나아요

다시 보내고 나서 사업자등록증을 따로 한 번 더 보냈어요. 처음 연락하는 업체는 상대가 진짜 사업자인지부터 궁금해할 거라서요. 새 메일로 보내지 않고 방금 보낸 메일에 답장으로 붙였어요. 그래야 받는 사람 메일함에서 한 줄로 묶여서 보여요.

다음부터는 첫 메일에 사업자등록증을 같이 넣으려고요. 두 번 나눠 보내면 받는 쪽도 두 번 열어야 하니까요.

메일이 확인 안 될 때는 전화 한 통

메일은 상대가 읽었는지까지는 알려주지 않아요. 그래서 마감이 급하면 결국 전화 한 통이 제일 빨라요. 「어제 메일 보냈는데 들어갔는지만 확인 부탁드려요」 한마디면 돼요. 조건 얘기는 메일 답을 받은 다음에 해도 늦지 않아요.

* 이 글은 제 개인 경험을 바탕으로 작성했어요. 메일 서비스마다 반송 안내 방식이 다를 수 있으니 쓰시는 메일의 도움말을 한 번 더 확인해보시길 권해드려요.