스캐너가 번호를 1번부터 다시 매겼어요 — 스캔한 서류 이름은 그날 바꿔요

며칠 전에 우편으로 온 서류를 스캔했어요. 그런데 저장된 파일 이름을 보고 깜짝 놀랐어요. 「Scan210001」이더라고요.

그 이름, 전에도 본 적 있거든요. 예전에 스캔한 서류도 Scan210001부터 번호가 쭉 붙어 있었어요. 스캐너가 번호를 처음부터 다시 매긴 거예요. 순간 '옛날 파일을 덮어써 버렸나' 싶어서 가슴이 철렁했어요.

다행히 덮어쓰진 않았어요

찾아보니 옛날 스캔본은 다른 폴더에 그대로 있었어요. 컴퓨터 정리하면서 문서 폴더 위치가 바뀌었는데, 스캐너는 새 폴더에 1번부터 다시 저장한 거였어요.

안 지워진 건 다행인데, 이대로 두면 같은 이름 파일이 두 폴더에 하나씩 생기는 거잖아요. 나중에 "그 서류 어디 있지" 하고 찾으면 둘 중 뭐가 뭔지 열어 봐야 알아요.

스캔본은 이름으로 검색이 안 돼요

이게 제일 불편해요. 스캔한 PDF는 사진이라서 안에 쓰인 글자로 검색이 안 돼요. 「인감증명서」로 찾아도 안 나와요. 결국 하나하나 열어 봐야 해요.

사업하면서 스캔할 일이 정말 많아요. 사업자등록증, 인감증명서, 통장 사본, 무슨 확인서, 기관에서 온 통지서. 지난달에 정리해 보니 서른 개가 넘었어요. 그때도 결국 다 열어 보고 목록을 따로 만들었어요.

그래서 받는 날 바로 이름을 바꿔요

그날 스캔한 건 이렇게 바꿨어요.

• 날짜를 앞에 붙여요. 서류에 찍힌 날짜로요. 그래야 순서대로 정렬돼요.
• 보낸 곳을 넣어요.
• 무슨 서류인지 넣어요.
• 번호가 있으면 끝에 붙여요.

예를 들면 「2026-09-28_보낸곳_통지서종류_번호.pdf」 이런 식이에요. 이렇게 해 두면 파일 이름만 보고도 뭔지 알고, 검색도 돼요.

해 보니

• 스캔하고 그 자리에서 이름을 바꾸는 게 제일 빨라요. 쌓아 두면 나중에 다 열어 봐야 해요.
• 스캐너가 번호를 다시 매길 수 있어요. 폴더를 옮겼거나 프로그램을 다시 깔았으면 한 번 확인해 보세요.
• 자주 내는 서류는 따로 목록을 만들어 두면 급할 때 덜 헤매요.

* 이 글은 제 개인 경험을 바탕으로 작성했어요. 스캐너마다 저장 방식이 다르니 쓰시는 기기 설정을 한 번 확인해보시길 권해드려요.